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En tant que responsable de la supervision des employés qui voyagent pour votre entreprise, vous pouvez faire beaucoup pour accroître votre efficacité, réduire vos dépenses et aider votre personnel et votre entreprise à prospérer. Il existe des méthodes à mettre en place afin que vous puissiez jouir d’avantages financiers et professionnels très clairs pour bien gérer les voyages de vos employés.
Politique de voyage transparente
Adoptez une politique de voyage claire et transparente qui simplifie les rapports de dépenses et les remboursements. Nous savons que cela semble si facile: il suffit d’avoir une bonne politique. Mais c’est souvent plus compliqué qu’il n’y paraît d’avoir une gestion des dépenses de déplacements professionnels efficace. Entre les besoins de la missions, le confort de l’agent en déplacement et le surplus de coûts à éviter, l’analyse peut sembler une tâche rude.
Une nouvelle étude révèle que même si 79% des voyageurs d’affaires considèrent que la politique de leur entreprise en matière de voyages a le plus d’impact sur leurs décisions de voyage, il existe toujours un écart énorme entre le moment où les voyageurs réservent leurs vols par les voies appropriées (63%) et quand leurs employeurs pensent qu’ils réservent conformément à leur politique (90%).
Manifestement, il existe un décalage entre les responsables qui communiquent efficacement leur politique de voyage et les employés qui comprennent cette politique. La première étape consiste donc à examiner votre politique de voyage et à vous assurer qu’elle est claire, concise et facile à comprendre.
Une fois que vous avez éliminé les choses inutiles, envoyez un courriel contenant une copie de la nouvelle politique et proposez une série de réunions pour informer vos employés. De cette façon, ceux qui ont des questions ont l’occasion de les posées et vous obtenez des retours de vos employés.
Indemnité journalière de déplacement
Les budgets des voyages pourraient être conçus en fonction de la mise en place d’indemnités journalières fixes: combien un voyageur peut-il s’attendre à dépenser de manière raisonnable en hébergement et en repas par jour pendant un voyage, sur la base des prix moyens dans une ville ou un État donné.
Le problème, bien sûr, est l’utilisation du mot «moyenne», ce qui ne donne pas vraiment une image claire à votre employé de ce qu’il ou elle pourrait raisonnablement dépenser pour un séjour de trois nuits à Madrid par exemple. Il y a tout simplement trop de variables. De plus, il est important de prendre en compte le devoir de diligence et de ne pas simplement encourager le logement dans l’hôtel le moins cher que l’on puisse trouver dans le 2ème arrondissement de la ville.
À cette fin, incluez dans votre politique de voyage des détails qui vont au-delà d’un budget chiffré. Ainsi pour toutes les activités liées à la bonne réalisation de leur mission à l’étranger, il est primordial et fortement conseillé de donner à vos employés des instructions précises pour qu’ils sachent ce qui est raisonnable et ce qui ne l’est pas.
A partir des indemnités fixées, vous êtes garanti de pouvoir contrôler les coûts des voyages d’affaires réalisés.